Organisation et mind map

 Organisation et mind map

Un exemple pour s'organiser avec le mind mapping: la méthode ZTD

 


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La méthode ZTD  ou Zen To Done est basée sur des habitudes à mettre en pratique au quotidien. En mind map cette méthode fastidieuse devient limpide

 

 

 

 

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organiser avec ZTD

8routines                  8 - Routines

7simplifier            7 - Simplifier

lunettesLD6 - Réviser

5loupe             5 - S'organiser

1Chariot   1 - Collecter

2traiter     2 - Traiter

3horloge    3 - Planifier

4agir     4 - Agir

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   1Chariot

Collecter 

 

Habitude: Notez tout.

Ayez sur vous un petit carnet ou une petite pile de fiches cartonnées ou votre smartphone  ou votre tablette avec pourquoi pas le logiciel imindmap et écrivez dessus toutes vos tâches, idées, Carnetprojets, ou toute information qui vous vient à l'esprit. Sortez-les de votre tête et mettez-les sur le papier, comme ça vous ne les oublierez pas. Ou utilisez les crochets de mémoire que vous trouverez plus loin. 

Plus l'outil est simple pour vous, mieux c'est ! L'important est de prendre une bonne habitude, selon certains scientifiques cela demanderait 21 jours pour que le trajet se fasse dans le cerveau..

Lorsque vous êtes de retour chez vous ou au bureau, transférez vos notes dans votre liste de tâches à faire. La première habitude à prendre dans la méthode Zen To Done est de noter toutes les tâches à faire, tous vos projets en cours, toutes les informations utiles que Cloudvous avez collectées et également toutes les idées qui vous viennent à l'esprit et que vous ne voulez pas oublier.

Utilisez aujourd'hui le Cloud si vous êtes à l'aise avec ces nouveaux systèmes.

 

drapeau rouge    Il est recommandé de noter que sur un seul support :le tout est de stocker toutes vos informations en un seul et même endroit.

 2traiter

2 - Traiter

 

Habitude: Prenez une décision rapide.

 

Laisser la pile de choses grossir, c'est remettre à plus tard la prise de décision. Traitez vos boites de réceptions (email, corbeille, notes vocales, carnet, sms..) au moins une fois par jour, et plus fréquemment si nécessaire.

Pile de dossiers

Pendant la phase de traitement, commencez par le bas de la pile, et prenez une décision pour chaque élément:

  • Passez à l'action (moins de 2 minutes).

  • Jetez-le.

  • Déléguez.

  • Classez-le.

  • Ou transférez-le dans votre liste de tâches ou sur votre calendrier.

 

classeur

 

drapeau rouge    Chaque mail que vous recevez doit faire l'objet d'une action. Si vous laissez en suspens, vous prenez le risque d'entasser les choses que vous avez à faire et de ne plus vous en sortir rapidement.

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 3horloge

3 - Planifier

 

Habitude: Utilser la matrice d'Einsenhower

 

BanetteChaque semaine listez les  tâches les plus importantes que vous voulez accomplir, et planifiez-les en priorité.

Chaque jour, faire une to do list de ce qui est urgent et important. 

Le but est de réaliser en tout premier lieu les tâches importantes et urgentes, puis ce que l'on peut nommer les tâches quotidiennes et enfin les futilités  s'il reste un peu de temps.

important

drapeau rouge   C'est avant tout de la priorisation des tâches qui est l'essentiel de cette étape

 4agir

4 - Agir

 

Habitude : Concentrez-vous sur chaque tâche

C'est l'une des habitudes les plus importantes dans le système ZTD. Vous devez sélectionner une tâche importante et vous concentrer uniquement sur elle sans vous occuper des autres.

Éliminer toutes sources de distractions. Déconnectez votre boîte email, votre portable, internet si c'est possible, rangez votre bureauconcentration.

La gestion du temps  sans agir ne sert à rien. Oser dire non à toute distraction !

- Utilisez la méthode Pomodoro pour vous concentrez. S'il y a un dérangement reportez le dans votre emploi du temps ou déléguez.

 

drapeau rouge   "Il y a peu d'affaires urgentes, il n'y a souvent que des gens pressés et impatients", Résistez!

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 5loupe

S'organiser

Habitude : une place pour chaque chose.

boite de réceptionToute chose qui arrive atterrit dans votre boite de réception. A partir de là, elle va soit :

  • Dans votre liste contextuelle

  • Dans un fichier dans votre système de classement.

  • Dans votre boite d'envoi si vous allez la déléguer.methode et plaisir

  • Dans la poubelle !

Mettez les choses où elles doivent être, tout de suite, au lieu de les empiler pour un traitement ultérieur. Cette habitude vous permettra de garder votre bureau rangé et vous pourrez vous concentrer sur votre travail. Ne procrastinez pas ! Mettez chaque chose à sa place.

Les listes doivent être les plus simples possibles et les plus compréhensibles. Pour ce faire, déterminer des noms ou entêtes qui vous parlent. Ensuite, relisez régulièrement vos listes afin de bien faire les tâches dans le bon ordre

 Si cela devient trop compliqué et que cela vous embrouille, c'est que vous faites fausse route ou alors que vous devez persévérez pour vous habituer à ce nouveau système.

drapeau rouge   Penser toujours en terme de productivité avec des moments de gratifications personnelles pour se motiver..

 

 6lunettes

Réviser

Habitude : Passez votre système et vos objectifs en revue chaque semaine.

 

Passer en revue

La revue hebdomadaire selon la méthode ZTD vous demande de faire un rapide bilan de votre système et attire aussi votre attention sur le fait qu'il vous faut passer vos objectifs en revue chaque semaine.

 

Pendant cette revue hebdomadaire, vous devriez:

Reviser

  • Parcourir chacun de vos objectifs annuels.

  • Observer les progrès que vous avez faits pour chacun d'eux la semaine passée.

  • Définir quelles actions vous allez entreprendre la semaine prochaine pour les faire avancer.

 

 

drapeau rouge    Une fois par mois, prenez un peu plus de temps pour faire une revue mensuelle de vos objectifs. De même chaque année, vous devriez entreprendre un bilan de vos buts annuels et de vos objectifs de vie.

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 7simplifier

Simplifiez

 

Habitude : Réduisez vos objectifs et vos tâches à l'essentiel.

Evitez le surbooking en allant à l'essentiel, et surtout prendre des pauses avant d'être obligé de le faire, c'est là que l'on perd du temps en Essentielcontinuant "malgré tout". Même 10 mn une pause " rebooste" votre attention.

 Supprimez tout ce qui n'est pas essentiel pour pouvoir vous concentrer seulement sur ce qui est vraiment important. Ne gardez que ce qui est important !

Concentrez-vous sur les projets importants et les tâches à réaliser au plus vite.

Ne collectez pas d'informations qui ne serviront pas. Soyez dans l'utile et l'efficace !

drapeau rouge  Faire ce qui est important à un instant T et avancer sans trop anticiper en faisant les choses au fur et à mesure.

   8routines

Routines

 

Habitude : Mettez en place des routines.

bonne HabitudesPrendre l'habitude de  créer des routines pour faire fonctionner la mémoire "procédurale", celle des bonnes habitudes qui nous permet de conduire, de Cerveau_routinefaire du vélo, d'utiliser notre ordinateur ou notre smartphone automatiquement.

Faire de ses journées une routine dans le sens où on organise son temps pour faire ce qui est important. C'est-à-dire des bonnes habitudes qui nous simplifient la vie.

drapeau rouge  Une routine se crée en 21 jours consécutifs c'est le temps que met le cerveau à créer de nouvelles connections en fin de compte cela peut se faire assez vite!

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